Martin Ježek, šéf agentury Inspiro Solutions

Kdo je Inspiro?

Jsme reklamní agentura propojující digitál, social a PR. Spojujeme myšlení sociálních médií, zákonitosti PR a know-how digitálu, abychom mohli hrát podle nových pravidel hry. To vyžaduje i relativně složitou strukturu týmu, který si musí zachovat vysokou míru agility a provázanosti oddělení, které mají velmi různé procesy. Standardní práce v PR je hodně odlišná od social oddělení, které zase musí procesně vypadat jinak než třeba v klasické kreativní agentuře. My máme šest oddělení. A právě úspěch zachování agility a efektivity i s naší velikostí je hlavní podmínkou pro úspěch na trhu. Costlocker pro nás byl za daných podmínek ideální, protože nás díky své jednoduchosti netlačí do procesů, které nám nejsou vlastní.

Proč jste se rozhodli používat Costlocker?

Přemýšleli jsme o Toggl, ale přehledností zvítězil Costlocker. Síla Costlockeru je jednoduchost a přehlednost.

Jakému problému jste čelili, když jste zvažovali Costlocker?

Costlocker nabízí jednoduchost použití pro všechny úrovně – od běžného uživatele až po manažery nebo vedení firmy, které sleduje celkový výkon. Protože je pro nás jednoduchost a efektivita klíčem k veškeré naší práci, nemuseli jsme naše vlastní procesy příliš ohýbat při implementaci. Zároveň nám ale Costlocker funguje skvěle jako jakýsi procesní navigátor, kterého se všichni mohou držet.

Díky Costlockeru máme přehled nad efektivitou firmy jako celku, jednotlivými projekty i jednotlivci.

Jak byste vlastními slovy popsali Costlocker?

Costlocker je nástroj, který pomáhá udržovat efektivitu ve firmě na všech úrovních řízení. Je to pevný, ale jednoduchý nástroj řízení procesů a zároveň rychlý nástroj kontroly a přehledů, co se ve firmě děje.

V čem vám Costlocker nejvíc pomáhá?

V řadě situací. Máte nápad nebo zadání a chcete na něm pracovat? Super, ale musíte k němu mít projekt. Ten ti smí založit jen account. Tak si za ním zajdete, dohodnete se, a on to udělá. Vedení pak vidí, co se děje, kolik to stojí a taky jak se to vrací. Přitom celý tento proces reálně trvá jen několik minut. Nebo jindy – tvrdí někdo z týmu, že má moc práce? Mrknete se a za 10 vteřin víte, na čem dělá, kolik tomu reálně věnuje času a jak se firmě vyplatí. A pak hned víte, jestli toho má skutečně moc, nebo má raději něco změnit na své práci.

Samozřejmě, že jsou výjimky na různé činnosti, ale poměr procesní náročnosti zadávání informací a hodnota informací, které z Costlockeru vyčteme, je unikátní.

Vyřešil vám Costlocker problém, kvůli kterému jste si ho pořizovali?

Docela ano. Díky Costlockeru máme přehled nad efektivitou firmy jako celku, jednotlivými projekty i jednotlivci. Costlocker se zároveň doplňuje s účetnictvím a nabízí jiný pohled na finanční realitu a zdraví společnosti.

Co konkrétně přináší Costlocker vašemu účetnictví?

To, aby účetnictví na korunu přesně sedělo z čísly v Costlockeru, je skvělý doublecheck všech procesů a důslednosti lidí. Costlocker kontroluje účetnictví a účetnictví Costlocker. Oboje ale poskytuje uplně jiný pohled na finanční dění ve firmě a efektivitu.

Jakým problémům momentálně čelíte?

Zásadní problém je situace českého trhu, potažmo slovenského. Díky naší politické situaci posledních X let se většina centrál velkých firem přesunula buď do Polska nebo Maďarska. To je obrovský odliv peněz z českého marketingu a taky změna povahy práce. Všichni se tu pak pereme o ohlodanou kost.

Nicméně pro nás konkrétně je zásadní problém přerod z malé agentury do velké z hlediska týmu. Udržet stejnou míru motivace, informovanosti a začlenění lidí do zásadních procesů ve firmě tak, aby nejen měli pocit, že mohou něco změnit, ale aby reálně mohli. Je to velká výzva.

Jak těžké bylo zavést Costlocker do firmy?

Bylo to relativně složité do té míry, že jsme zároveň řešili i restrukturalizaci firmy. Naším cílem bylo tedy nenabořit existující procesy, které byly funkční a jednoduché, ale zároveň zavést jiné procesy, které umožnily mít maximální míru kontroly nad finanční efektivitou společnosti – a to z jakéhokoliv úhlu pohledu.

Jak jste lidem vysvětlili, aby začali používat Costlocker?

Určitě se vnímání lišilo napříč firmou. Procesy v PR jsou uplně jiné než v oddělení analytiky atd. Costlocker slouží právě k tomu, aby došlo ke sjednocení procesů alespoň na základní úrovni, ale každé oddělení k němu přistupovalo trochu jinak. Upřímně si nemyslím, že už jsme dospěli k tomu, aby všichni a na všech úrovních chápali, proč Costlocker používáme a v čem nám konkrétně pomáhá.

Je relativně jednoduché vysvětlit, proč potřebujeme hlídat efektivitu. Druhá věc je, aby to lidi opravdu měli v sobě a byli motivovaní tímhle směrem přemýšlet. Tam nás ještě čeká nějaký vývoj.

Kdybyste měl dát jednu radu člověku, který chce vybudovat úspěšnou agenturu, jaká by to byla?

Vybírejte si klíčové lidi podle jejich potenciálu, ne nutně jejich aktuálních zkušeností. Zkušenosti můžete mít někdy větší vy, ale potenciál by měli mít vždycky větší oni.

Další případové studie