Pravidla používání Costlockeru v 2FRESH

Často se nás ptáte na to, jestli máme v 2FRESH nějaká pravidla na používání Costlockeru. ANO, máme. Proto jsme se rozhodli, že vám je zpřístupníme. Třeba to bude inspirace i pro vaši agenturu.

 

Pravidla jsme sepsali proto, že k nám nastoupilo spoustu nových lidí. A velmi brzy jsme zjistili, že Costlocker-freestyle není dlouhodobě udržitelný. Neumožnilo nám to vytvářet reporty, které jsme potřebovali pro sledování naší finanční efektivity a cash-flow.

Jen pro ukázku, co se nám stávalo:

  • zjistit kolik, za co a komu máme fakturovat nám občas trvalo i 3 hodiny
  • nevěděli jsme, jestli se můžeme 100% spolehnout na výhled fakturace
  • občas jsme fakturovali projekty, které nebyly ani založené v Costlockeru
  • měli jsme zkreslené reporty, protože jsme špatně tagovali projekty

#1 Pravidelná páteční kontrola projektů

Každý týden v pátek do 12:00 si zkontroluj následující, protože odpoledne se s tebou potká Jana a Lenka a projdou aktuálnost tvých projektů.

Zkontroluj očekávané datum ukončení projektu 

End-Date

Jakou má tohle datum souvislost s výhledem fakturace? Pokud je například rozpočet projektu 500.000 Kč a ty máš zatím vyfakturováno 300.000 Kč, potom si Costlocker bude myslet, že zbývajících 200.000 Kč se bude fakturovat k datumu ukončení projektu.

Zkontroluj datum a částku plánované fakturace 

Billing

V tomto případě si datum a částku plánované fakturace zadal sám. Takže by ses měl ujistit, že je to stále aktuální a nic se nezměnilo. Firmě se tím pádem bude lépe plánovat cash-flow, protože bude vědět, kdy a kolik se bude fakturovat.

Zkontroluj datum a částku v Project Expenses 

Project-Expenses

Zkontroluj, že sedí částky v políčku Purchased a Invoiced. V políčku Purchased má být uvedena částka, kterou budeme muset sami zaplatit za tento externí náklad. A v políčku Invoiced je částka, za kterou budeme účtovat/přeprodávat klientovi tento externí náklad.

Zkontroluj, že sedí i datumy – protože v uvedených termínech budeme z našich peněz platit za externí náklad. Potřebujeme to vědět proto, abychom s tím počítali v našem cash flow.

Zkontroluj, že máš natrackováno za celý týden

Timesheet

Nejjednodušší bude, když půjdeš do Timesheet, klikneš na záložku Detailed a vybereš sám sebe přes filtr All People.

#2 Pravidla fakturace

Když chceš fakturovat, pošli svůj požadavek na podklady@2fresh.cz a do e-mailu uveď tyto náležitosti:

  • zkopíruj URL projektu z Costlockeru, který chceš fakturovat – pokud chceš na jednu fakturu dostat více projektů najednou, potom pošli URL jednotlivých projektů
  • do přílohy e-mailu přilož rozpočet projektu nebo objednávku, které jsou podepsané od klienta
  • pokud to klient vyžaduje k fakturaci, přilož ještě timesheeet projektu
  • uveď fakturační údaje klienta (platí pouze v případě nových klientů, kterým jsme ještě nikdy nefakturovali)

To není všechno. Je potřeba, aby to souhlasilo s tím, co je zadané v Costlockeru.

  • fakturovaná částka je zanesena v záložce Billing na projektu jako plánovaná fakturace (to znamená, že checkbox Invoiced není zaškrtnutý)
  • pokud fakturuješ celou částku projektu, potom musí být shodný rozpočet projektu (Revenue) s celkovou částkou k fakturaci (Billing). Protože jinak by nebylo možné projekt následně zavřít
  • pokud máš v záložce Billing plánovanou fakturaci například ve výši 50.000 Kč, není možné, abys po nás chtěl fakturovat více nebo méně. Zajisti, aby to bylo správně

Příklad – jak na to 

Pokud máš například rozpočet projektu 300.000 Kč, ale klientovi budeš nakonec fakturovat jen 280.000 Kč, zadej v Costlockeru na tomto projektu slevu 20.000 Kč.

A pokud jsi naopak s klientem dohodnutý na tom, že budeš fakturovat více, než je rozpočet projektu zadaný v Costlockeru, potom existují dvě možnosti, jak to řešit:

a. edituj Personnel Costs a navyš počet hodin

b. edituj Project Expenses a do Invoiced políčka zadej částku nad rámec rozpočtu projektu, do Purchased políčka zadej 0 Kč a do popisku uveď, že jde o klientem schválené navýšení rozpočtu.

#3 Jak tagovat projekty

Upozornění: nevytvářej vlastní tagy, ale pouze vybírej z uvedených. Pokud ti nějaký tag chybí, běž za Jakubem nebo Kamilem a řekni jim o tom. Jedině oni mohou přidat nový tag.

Reporting Tagy Costlocker

#4 Kam trackovat nefakturovatelnou práci pro klienta

Co znamená nefakturovatelná práce pro klienta? Čas, který trávíš s klientem a víš, že to nezatrakuješ do fakturovatelného projektu (např. oběd s klientem nebo když tě klient požádá, abys k němu dorazil a mohl ti představit jejich marketingové plány pro letošní rok). 

Právě pro tyhle případy existuje projekt “Péče o klienta”, který má každý stávající klient v Costlockeru a kam tenhle svůj čas trackuj.

Proč je to důležité? Abychom znali skutečnou ziskovost klienta, která se nebude počítat jen z fakturovaných projektů, ale i nákladů odpracovaného času, které trávíš s klientem mimo rozpočtované projekty. Díky tomu se nám bude snáze porovnávat zisková marže mezi jednotlivými klienty.

#5 Jak vytvářet interní projekty

Aktuálně máme v 2FRESH tyto interní projekty: 

  • 2F Informační architektura
  • 2F NadTrello
  • 2F PR aktivity
  • 2F Feedback
  • 2F Showreel
  • AM a PM agenda
  • Business Development
  • Creative agenda
  • Costlocker
  • Design Team agenda
  • Dovolená
  • Emaily
  • Hiring
  • Interní neklientské schůzky
  • Lékař a Sick Day
  • Náhradní volno
  • Nemám co dělat
  • Provoz
  • Social Team agenda
  • Staff meeting
  • Studijní program
  • Testování
  • UX Academy
  • Atoto
  • Web development agenda
  • Workshopy a konference

Jak postupovat, když vytváříš interní projekt?

Interní projekty musí být vytvořeny jako recurring projekty. Díky tomu se bude projekt automaticky duplikovat.

Type-Project

Název projektu zadávej bez časového určení:

  • správně: 2F PR aktivity
  • špatně: 2F PR aktivity leden

Upřesnění: Za název pojektu se automaticky přidá časové období, na které se daný projekt vztahuje

Promo-nazev

Frekvence duplikování recurring projektu bude kvartální. Interní projekty vyhodnocujeme kvartálně, takže není potřeba měsíční frekvence.

Recurring-volby

Vyber volbu “Finish Automatically” – jinak řečeno, na konci kvartálu se projekt (2F PR aktivity 2Q 2017) automaticky zavře a přesune se z běžících do ukončených projektů, kde navýší celkové náklady naší firmy.

Tag

Projekt otaguj “Non-billable” a “Internal”. To nám umožní vyfiltrovat si jen interní projekty a zjistit, kolik peněz nás stála práce na všech interních projektech.

CE

V Personnel Costs bude jen jedna aktivita “Internal work” a pod ní přidej všechny lidi, kteří budou na interním projektu pracovat (můžeš kdykoli přidat nového člověka). Client rate aktivity “Internal work” bude 0 Kč a Estimated hrs budou 0 hodin.

#6 Jak trackovat přípravu nabídek pro stávající klienty nebo tendry?

Chceme vědět, kolik nás to stojí peněz a jak moc se nám to vyplácí. Našim cílem je, abychom všechny hodiny strávené na přípravě cenové nabídky transparentně prodali klientovi.

1. krok – Project Detail – je stejné jako v případě vytvoření Standardního projektu

2. krok – Tags – vyber tag “Non-billable” a “Pending-pitch”. To nám umožní, abychom si mohli vyfiltrovat všechny tendry, na kterých práce pracujeme a kolik nás to doposud stálo pěněz.

3. krok – Personnel Costs – vyber aktivitu “Presales” a pod ní přidej všechny lidi, kteří se budou účastnit tvorby nabídky pro klienta. Do Estimated hrs zadej 0 hodin a Client Rate aktivity “Presales” bude 0 Kč. To lidem umožní, aby na tomto projektu mohli začít trackovat čas a generovat náklady odpracovaného času.

4. krok – Project Expenses – pokud existují v přípravné fázi nabídky nějaké externí náklady, tak je sem zadej (např. tisk nabídky).

Jakmile budeš mít připravenou cenovou nabídku pro klienta, tak nezapomeň zkontrolovat, že obsahuje i odpracovaný čas lidí na přípravě této nabídky. Informaci o počtu odpracovaných hodin si vezmi z Overview projektu a přepiš ji do cenové nabídky pro klienta pod položku “Příprava cenové nabídky”.

Co dělat, pokud klient cenovou nabídku akceptuje?

  • Edituj projekt a odstraň tagy “non-billable” a “pending-pitch” a nahraď je tagem “billable”
  • V části Personnel Costs klikni na button “Advanced Options ” a vyber volbu “Show Tracked Hrs”
  • Přepiš hodiny ze sloupce Tracked hrs do sloupce Estimated hrs
  • Zadej Client Rate, za kterou jsou prodal hodiny strávení na přípravě nabídky (obvykle 50% běžné sazby, protože čast realizované práce na nabídce se využije při tvorbě projektu – nikdy nezačínáme znovu od nuly)

Personnel-Costs

  • Potom přidávej další aktivity dle schváleného rozpočtu, lidi apod.

Upřesnění: Pokud ti klient neschválil všechny Presales hodiny, potom do Estimated hrs zadej jen schválený počet Presales hodin. A pokud klient neschválil žádnou hodinu na přípravě nabídky, potom zadej 0 v Estimated hrs. V tom případě projekt od začátku zatížíš náklady neprodaných hodin. 

Co dělat, pokud klient cenovou nabídku odmítne nebo dá hold-on?

  • Edituj projekt a odstraň tagy “non-billable” a “pending-pitch” a nahraď je tagem “non-billable” a “lost-pitch”
  • Projekt zavři kliknutím na button “Finish Project” – to navýší celkové náklady na daném klientovi a tím sníží jeho ziskovost.
Kamil Skramuský 4.4.2017, 17:58
Podobná témata Best practice, Customer care

Co je Costlocker

Costlocker vám poskytne detailní finanční pohled na vaše projekty, klienty a zaměstnance. Budete mít pod kontrolou vaši finanční efektivitu a výkonnost. Začnete řídit svoji firmu na základě čísel, nikoli pocitů.