NOVÉ FUNKCE v Costlockeru

Pokročilé filtrování přes tagy (include, exclude)

giphy_(3)

Když jste doposud vybrali BILLABLE a WEBSITE tag, zobrazily se projekty, které měly aspoň jeden z vybraných tagů. Nově může najít projekty, které mají současně oba tagy. Nebo může z výběru odstranit projekty s určitými tagy – např. zobrazit jen BILLABLE projekty, které nejsou WEBSITE.

Export většiny reportů z aplikace do Excelu

Export kalkulace projektu do excelu 

Kliknutím na Export to Excel (oranžové tlačítko) si stáhnete aktuální zobrazení reportu v Costlockeru. Pokud je report vícestránkový, bude stažený Excel obsahovat všechny stránky výpisu. 

Hromadná editace timesheetu (odstranění, editace, přesun)

hromadna editace timesheet

Nově si označíte záznamy v Timesheetu a vybere, co s nimi uděláte:  

  1. odstranit 
  2. editovat v rámci daného projektu – např. zadat stejný datum pro všechny označené záznamy
  3. přesunout do jiného projektu – např. přesunout natrackované hodiny do správného projektu

Možnost přidat všechny lidi v projektu najednou na Activity v Cost Estimate

vytvareni cenove kalkulace projektu

Už nemusíte pod danou Activity přidávat jednoho člověka po druhém. Nově je můžete přidat všechny najednou kliknutím na Add all people

Kdy má smysl přidat všechny lidi pod jednu Activity? Zejména v případě interních projektů, kdy si vytvoříte jednu Activity (např. Internal work) a pod ní chcete přidat všechny lidi ve vaší firmě, aby na tento interní projekt mohli trackovat svůj čas a vy sledovat, kolik vás to stojí peněz.

Zpětné zapisování času přes týdenní timesheet

Zpetne zapisovani casu na projektech - tydenni timesheet

Nově můžete zadat zpětně odpracovaný čas po jednotlivých týdnech. Není třeba vyplňovat odpracovaný čas den po dni. 

Možnost přidat poznámku k projektu

Moznost pridat poznamku na projekt

V detailu každého projektu najdete nově záložku Notes. Do ní můžete uvést odkazy související s projektem (např. odkaz na klientský brief). 

Duplikace projektu zachová stejné pořadí Activity a Project Expenses

Duplikace projektu zachova stejne poradi Activity a Project Expenses

Když budete vytvářet nový projekt přes duplikaci již existujícího, nezmění se vám pořadí Activities nebo Tasků. Naopak, budou ve stejném pořadí jako na projektu, který jste duplikovali.

Klávesové zkratky


Klavesové zkratky v Costlockeru

Seznam klávesových zkratek najdete tak, že kliknete na svoje jméno vpravo nahoře a vyberete volbu “Shortcuts”. Hodili by se vám nějaké další klávesové zkratky? Napište nám svoje tipy na feedback@costlocker.com.  

Přepínání člověka z hodinovky na výplatu a opačně 

Nove funkce Costlocker – Prepinani cloveka z hodinovky na vyplatu a opacne

Sami si nově budete moct přepnout člověka z hodinovky na výplatu nebo opačně. 

Upozornění: změna se neprojeví v nákladech odpracovaného času na již běžících projektech, ale pouze na nově vytvořených, kde bude daný člověk trackovat čas.

Přidání nových filtrů v Billing Outlook (odpovědná osoba, klienti, tagy)

Nove funkce Costlocker – Pridani novych filtru ve vyhledu fakturace

Jak toho můžete využít? Možná máte v Costlockeru rozpočty projektů, které ještě nejsou schválené klientem (newbiz nabídky). V tom případě se takové projekty dostanou i do tohoto výhledu fakturace.

Aby se to nemíchalo s projekty, které budete opravdu fakturovat, potom doporučujeme fakturovatelné projekty označit tagem Billable. Díky tomu si pak v tomto výhledu fakturace vyfiltrujete jen projekty s tagem Billable a budete mít jistotu, že vidíte jen částky, které budete opravdu fakturovat.

Popisek v Billing a Project Expenses na projektu se roztahuje podle obsahu

Popisek k fakturaci

Tohle bude užitečné pro ty z vás, kteří uvádějí detailnější informace pro člověka, který následně vystavuje fakturu. Nebo si chcete detailněji popsat externí náklad. 

Vylepšený proces vytváření STANDARD projektů

Vytvareni rozpoctu projektu - nazev projektu, klient, id, datum od / do

Z tohoto prvního kroku vytváření projektu (Project Details) jsme odstranili a přesunuli Responsible Person a Tags do dalších kroků a věnovali jim větší pozornost.

Vytvareni projektu - tagovani projektu

Druhý krok vytváření projektu jsme kompletně věnovali jen tagům. Rovnou uvidíte, které tagy vaše firma používá a bude tak pro vás jednodušší vybrat ty, které chcete zadat na daný projekt.

Vytvareni rozpoctu projektu

Třetí krok zůstává stejný. Jen jsme nahradili ozubené kolečko tlačítkem “Advanced options”, abychom zdůraznili 3 možnosti, které můžete s Personnel Costs udělat: 

  • Show Tracked Hours – zobrazíme nový sloupec s počtem odtrackovaných hodin
  • Automatically move tracked hrs to estimated hrs – do políčka Estimated Hours automaticky zapíšeme počet odpracovaných hodin z Timesheetu daného člověka – to se hodí v případě, kdy svou práci účtujete podle odpracovaných hodin
  • Lock All Activities – jedním kliknutím zamknete všechny Activity na projektu a díky tomu zmizí tento projekt lidem z Time Trackingu a současně nemůžou zpětně editovat již natrackované záznamy v Timesheetu

Upozornění: věděli jste, že tento krok můžete přeskočit v případě, že rozpočet projektu se skládá jen z externích nákladů? Stačí, když v tomhle kroku kliknete na tlačítko “Skip” a přesunete se do Project Expenses. 

Externi naklady na projektu

Nejviditelnější změna je, že jsme políčko pro Date of purchase umístili za políčko Purchased. Důvod je jednoduchý – zjistili jsme, že lidé nevědí, jestli se datum vztahovalo k položce Purchased nebo Invoiced.

K čemu je Date of purchased? Datum, kdy očekáváte, že budete muset zaplatit za daný externí náklad. To je důležité proto, že v jiné části aplikace uživatelé s rolí Admin vidí, kolik vaše firma musí v daném měsíci zaplatit za všemožné náklady, mezi které jsou zahrnuty i externí náklady na projektech. Vyplněním políčka Date of Purchased tedy výrazně pomůžete v hlídání cash-flow vaší firmy.

Shrnuti nastaveni projektu

V tomhle posledním kroku vytváření projektu vás informujeme o tom, kdy se projekt zobrazí lidem v Time Trackingu.

Koho zadat do odpovědných osob (Resposible People)?

Můžete přidat další lidi, aby měli projekt také ve svém výpisu projektu a mohli ho případně editovat – např. account managera. Osoby s rolí Employee přidat nemůžete, protože nemají samostanou stránku s výpisem projektů. 

TIP: věděli jste, že můžete jako Responsible Person přidat také klienta?

A to není všechno! Připravili jsme pro vás spoustu dalších vylepšení.

  1. Náklady odpracovaného času lidí zadaných přes hodinovku se nově počítají do měsíce, ve kterém natrackovali čas
  2. Budoucí výnosy z recurring projektů se přepisují do Billing Outlook
  3. Doplnění fakturačních údajů do exportovaného Cost Estimate (zatím jen platící zákazníky)
  4. Rozdělení recurring projektů na Active / Inactive
  5. Při znovu načtení stránky zůstanete na stejné stránce ve výpisu
  6. Duplikace nastavení již existujícího klienta (hodí se v případě, kdy kopírujete stejné hodinové sazby z jednoho klienta na druhého)
  7. Možnost zadat zápornou hodnotu do Project Expenses 
  8. Automatické generování API tokenu přímo v rozhraní Costlockeru
  9. Billing Outlook zobrazujeme i uživatelům s rolí Manager
  10. Vylepšené zpětné zapisování času přes denní timesheet
  11. Nové hlášky při překročení bezplatné verze nebo při nemožnosti přidat nového uživatele či projekt (automaticky se pošle info e-mail Ownerovi účtu)
  12. Posun šipkami nahoru/dolů při vybírání projektu v Timesheetu
  13. Zobrazení ID projektu v případě, že vaše firma defaulně používá Auto ID
  14. ID projektu se zobrazuje u projektu v Billing Outlook
  15. Odstraněné recurring projekty se nově nezobrazují v Company Performance grafu
  16. Deaktivovaný klient se nezobrazí v select boxu při vytváření nových projektů
  17. Lze odstranit člověka, který měl natrackováno na No Project
  18. Natrackované hodiny na No Project se započítávají do Workloadu
  19. Zobrazení názvu Tasku v Time Tracking inputu
  20. Modál se zpětným zadáváním času v Timesheetu se nezavře a lze pokračovat v zadání dalších záznamů v případě, že kliknete na button “Save and create a new entry”
  21. Optimalizace a zrychlené načítání projektů ve výpisu
  22. Přidání tlačítka Last Month a Last Year, když vybíráte časové období v Timesheetu

Nechte si změny představit osobně

Stačí, když mi napíšete na kamil@costlocker.com. Dohodnu si s vámi termín a čas a přes sdílenou obrazovku vám všechno ukážu. Případně dorazím k vám do firmy a zaškolím vaše kolegy.

Co bychom měli ještě vylepšit?

Narazili jste na něco, kde jste si říkali: “Sakra, tohle by měli vylepšit”? Stačí kliknout na modré kolečko vpravo dole a napsat nám to. Nebo poslat emailem na feedback@costlocker.com. Děkujeme!

Kamil Skramuský 9.4.2017, 12:22
Podobná témata Nové funkce

Co je Costlocker

Costlocker vám poskytne detailní finanční pohled na vaše projekty, klienty a zaměstnance. Budete mít pod kontrolou vaši finanční efektivitu a výkonnost. Začnete řídit svoji firmu na základě čísel, nikoli pocitů.