Začínáme pracovat na nové verzi Costlockeru

Costlocker 3.0 – nová verze, nový team

Existuje několik důvod, proč se pouštíme do nové verze aplikace Costlockeru. 

  • jen za loňský rok jsme dostali 800 podnětů k vylepšení od našich zákazníků
  • známe hlavní bariéry, které některým firmám brání používat stávající aplikaci
  • postavili jsme nový tým a jsme schopni se pustit do velkých výzev

Novou verzi naší aplikace na finanční řízení a vyhodnocení projektů chceme stavět v úzké spolupráci s našimi zákazníky. Proto jsme potřebovali detailně prozkoumat a pochopit fungování jejich agentur – jak mají nastavené procesy, jak vytvářejí rozpočty projektů, jak trackují čas, jak fakturují svou práci, jak řeší plánování kapacit nebo co sledují v excelovských tabulkách.

Jednoduše řečeno: učíme se naslouchat našim zákazníkům. A začali jsme tím nejdůležitějším – ROZHOVORY. Pokud jste to sami ještě neudělali, tak neváhejte ani vteřinu. Garantuju vám, že tohle je nejlépe investovaný čas.

Shrnutí

  • absolvovali jsme 50 rozhovorů
  • zpovídali jsme majitele agentur, accounty, projekťáky, designéry, vývojáře, účetní nebo holky z back-office
  • celkově nám to zabralo přes 200 hodin (příprava, rozhovory, zpracování)
  • hlavní důraz jsme kladli na rozpočtování projektů, finanční reporting, plánování kapacit, fakturaci a cash flow
  • do přípravné fáze jsme zapojili Terku a Aničku z výzkumu 2FRESH agentury
  • na organizování a potvrzování schůzek jsme využili Calendly
  • na sběr a třídění feedbacku jsme využili ProductBoard
  • na rozhovory se zahraničními zákazníky jsme používali GoToMeeting
  • obeslali jsme lidi, kteří se v posledních 3 měsících zaregistrovali, ale Costlocker nezačali používat 

Co nám to dalo

  • uvidíte, jak správně nebo špatně lidi používají vaší aplikaci
  • budete překvapeni, jak lidi hackují vaší aplikaci, protože nepřišli na to, jak to tam zadat “normálně”
  • dojde vám, jak moc museli některé agentury ohnout svoje firemní procesy kvůli vaší aplikaci
  • klepete si na čelo a říkáte si, proč to sakra přepisují ručně do Excelu a proč k tomu nepoužijí naše API 
  • uvědomíte si, že například proces fakturace znamená v detailu i 25 dílčích kroků a spoustu neefektivity a duplikování dat
  • budete překvapeni, kolik funkcí v aplikaci lidi ještě neobjevili, i když by jim zjednodušily práci
  • uvědomíte si, jak klíčové je, abyste nenechávali onboarding vaší aplikace do celé firmy jen v rukou majitele
  • zjistíte, jaké neskutečné drobnosti v rozhraní rozhodují o tom, jestli lidi přijmou aplikaci za svou 

Jak jsme se připravovali na rozhovory

Výzkumné otázky

Na úvodním workshopu jsme si stanovili klíčové výzkumné otázky pro jednotlivé role ve firmě.

  • Jak můžeme pomoct majitelům agentur, aby měli svou firmu pod kontrolou?
  • Jak můžeme pomoct manažerům, aby měli své projekty pod kontrolou?
  • Jak můžeme pomoct lidem s trackováním času na projektech?

postits

Následně vznikly otázky, které jsme položili lidem během rozhovorů, abychom si ověřili naše hypotézy. 

Tohle jsou některé z našich otázek na majitele agentur

  • co vás vedlo k tomu, že jste začali používat Costlocker?
  • jak probíhalo jeho nasazení napříč celou firmou?
  • co všechno máte na starosti ve firmě?
  • jaká data a jakým způsobem k tomu využíváte?
  • jaké reporty a čísla sledujete v Costlockeru a jaké vám chybí?
  • jakým způsobem si hlídáte finance?
  • jak probíhá proces fakturace?
  • jak vznikají rozpočty projektů?
  • sledujete vytíženost lidí v budoucích měsících a jak?

Tohle jsou některé z upřesňujících podotázek

Na každou otázku jsme měli připravenou sadu podotázek, které šly do většího detailu. Například na otázku “Jak vznikají rozpočty projektů?” jsme měli připravené tyto podotázky:

  • děláte dopředu časové odhady vaší práce nebo máte fixní cenu projektu nebo účtujete svou práci zpětně podle odpracovaného času?
  • účtujete klientům hodiny, které strávíte na přípravě cenové nabídky?
  • rozpočet projektu zadáváte do Costlockeru až v momentě, kdy je schválený klientem?
  • pokud chce klient slevu, jak zjišťujete, jestli se vám to ještě finančně vyplatí?
  • sledujete, kolik vás stály odpracované časy lidí na prohraných tendrech?

Plánování a organizace rozhovorů

Měli jsme připravené a holkama z výzkumu 2FRESH agentury otestované otázky a čekala nás další fáze. Naplánovat si schůzky s jednotlivými zákazníky v termínech a časech, které by jim vyhovovaly. Abychom se z toho nezbláznili a měli vše pod kontrolou, rozhodli jsme se pro plánování schůzek využít Calendly. Aplikaci, která nám ušetřila spoustu času, protože naši zákazníci si mohli vybrat jen termíny a časy, které byly ještě volné.

Costlocker 3.0 – k plánování schůzek používáme Calendly

Abychom měli přehled o tom, které zákazníky jsme už oslovili a kdo z nich si už vybral termín našeho setkání, udělali jsme sdílenou tabulku. Když jsme napsali zákazníkovi e-mail, ve kterém jsme ho požádali o účast v našem výzkumu, označili jsme ho v tabulce. Stejně tak jsme si tam poznamenali, kdo z našeho týmu napsal zákazníkovi, abychom měli přehled.

Kritéria, podle kterých jsme se rozhodovali, které zákazníky oslovíme.

Od začátku jsme věděli, že není v našich silách vyzpovídat všechny naše zákazníky. Proto jsme se rozhodli, že rozhovory budeme dělat do té doby, než odhalíme odpovědi, které se opakují. Nakonec jsme definovali 4 skupiny zákazníků. 

Costlocker 3.0 – definice zákaznická báze

Nastal den D a my jsme našim zákazníkům poslali emaily, abychom si domluvili osobní schůzku. S mimopražskými a zahraničními zákazníky jsme měli video hovory, na které jsme využívali GoToMeeting. Aplikaci, která je mnohem stabilnější než Skype nebo Google Hangout a má spoustu užitečných funkcí, které se vám mohou hodit při diskuzi – například předat váš kurzor člověku na druhé straně.

Rozhovory s našimi zákazníky

Naše best practice pro výzkum Costlocker 3.0

  • na začátku se ujistěte, že obě strany ví, proč se sešli
  • rozhovory nahrávejte a nespoléhejte se na vaše poznámky
  • k nahrávání používejte více zařízení najednou, protože nikdy nevíte, kdy jedno přestane fungovat
  • dejte zákazníkům před sebe vaši aplikaci, aby vám ukázali, jak ji používají a teprve u toho se ptejte (nahrávejte si záznam obrazovky)
  • buďte připraveni na kritiku – všechno není sluníčkový a tohle není oslavná šňůra po vašich zákaznících – rýpejte do živého, i když to bolí
  • ptejte se pořád dokola, dokud si nebude jisti, že tomu rozumíte
  • nespokojte se s odpovědí, která klouže po povrchu, rozpadněte sebemenší proces krok po kroku
  • a hlavně – ujistěte se, že víte, v jaké jste agentuře, protože druhou stranu bolí, když ji oslovíte jménem jiné agentury

nahravani_audio

Všechny rozhovory si nahrávejte na dvou zařízeních

Na začátku každého rozhovoru jsme znovu zopakovali, proč jsme se s nimi chtěli potkat a nastavili vzájemná očekávání. Současně jsme požádali o svolení, abychom si mohli náš rozhovor nahrávat. Původně jsme si naivně mysleli, že si to budeme jen zapisovat. Postupem času jsme si přestali dělat poznámky a všechno jsme jen nahrávali, abychom to později přepisovali do textové podoby. Nemít audio záznam rozhovoru, uteklo by nám v zápiscích spoustu podstatného.  

Naše doporučení: k nahrávání raději využívejte více zařízení, protože nikdy nevíte, kdy jedno přestane poslouchat. My jsme původně nahrávali všechno přes Quicktime na počítači, ale někdy se nám to z nějakého záhadného důvodu zaseklo. Zachráněni jsme byli jen proto, že jsme k nahrávání používali ještě Voice Memos na mobilu. Uf!

Nepočítejte s tím, že všechno půjde podle plánu

Původně jsme se taky dohodli na tom, že na rozhovory budeme chodit vždy ve dvou lidech, aby jeden zapisoval a druhý se ptal. Bohužel, jeden kolega v mezičase onemocněl a druhý musel prezentovat live demo novým zákazníkům, kteří shodou okolností měli zrovna čas jen v termínech, které se nám moc nehodily. Ale to je život.

Nechte lidi, aby vám ukázali, jak používají vaší aplikaci

Taky jsme velmi brzy zjistili, že místo povídání bude lepší, když otevřeme počítač a necháme naše zákazníky, aby nám ukázali, jak s Costlockerem pracují. Tohle byl geniální tah, díky kterému jsme získali nejen odpovědi, ale provedli i uživatelské testování. Často nám naši zákazníci ukazovali i jiné nástroje nebo excelovské tabulky, které měly návaznost na Costlocker.

Detailně rozpadněte a pochopte každý proces

Nespokojte se s odpovědí, která klouže po povrchu a nejde do sebemenších detailů. Takže když vám zákazník řekne: “fakturace u nás probíhá tak, že to zadám do Costlockeru a pak to kolegyně vyfakturuje”, musíte se k tomu vrátit a zjistit jejich proces fakturace krok po kroku.

Příklad, jak v jedné agentuře probíhá proces fakturace. 

  1. Jdu na Google Drive, kde máme šablony objednávek
  2. Stáhnu si šablonu objednávky k sobě do počítače
  3. Otevřu si Costlocker, abych věděl ID projektu – název projektu a klienta vím
  4. Vyplním všechny povinné náležitosti objednávky
  5. Vyplněnou objednávku nahraju do správné složky na Google Drive
  6. Přihlásíme se do Costlockeru – děláme to tak, že jdu na Costlocker.com a tam kliknu na tlačítko Login
  7. Abych ten projekt rychle našel, tak dám alt+f a napíšu první písmena názvu projektu
  8. Najdu projekt ve výpisu zobrazených projektů a kliknu na něj
  9. Sem v detailu projektu a kliknu na záložku Billing
  10. Napíšu datum očekávané fakturace do políčka Date
  11. Do políčka Bill ID / Description napíšu “Fakturuj na základě objednávky číslo 201787″ a vyplním částku do políčka Amount
  12. Políčko Invoiced nechávám nezaškrtnuté, protože vím, že to ještě není vyfakturované
  13. Hotovo! Skoro… protože na to navazuje kolegyně, která vystavujete faktury: 
  14. Jednou měsíčně chodím do Billing Outlook v Costlockeru
  15. Kliknu tam na tlačítko All Time a pak na tlačítko This Month
  16. Potom ještě kliknu na tlačítko No Tags a tam vyberu tag Billable – abych měla jistotu, že vidím jen fakturovatelné projekty
  17. Začnu od prvního projektu v řadě – kliknu na jeho název a jsem v Billingu, kde je uvedeno číslo objednávky, podle které mám fakturovat a částka, kterou mám vyfakturovat
  18. Přihlásím se do Fakturoidu, přepíšu údaje z objednávkového čísla a vystavím fakturu
  19. Pak si tu fakturu stáhnu k sobě do počítače
  20. Jdu do Slacku a tam si najdu accounta toho projektu a pošlu mu fakturu, aby ji on poslal svému klientovi
  21. Pak jdu zpět do Costlockeru a tam zaškrtnu políčko Invoiced
  22. Taky odstraním text “Fakturuj na základě… ” a přepíšu to číslem faktury (FA2017543)
  23. Provedenou změnu uložím kliknutím na tlačítko Save
  24. Potom se vrátím zpět do Billing Outlook a pokračuju dalším projektem
  25. Když už tam nemám žádný projekt, tak mám teprve hotovo!

Co nás teď čeká

Rozhovory s našimi zákazníky máme úspěšně za sebou a teď náš čeká přepisování rozhovorů. Znovu si poslechneme každou audio nahrávku a začneme ji přepisovat do ProductBoard. Nepřepisujeme slovo od slova, ale klíčové části rozhovoru.

Costlocker 3.0 – rozhovory přelíváme do ProductBoardu

Jen pro představu: hodinový rozhovor zabere přepsat minimálně 2 hodiny. Uvažovali jsme o tom, že bychom si na přepis najali někoho externě. Nakonec jsme to neudělali z těchto důvodů:

  • rozhovory byly důvěrné a proto jsme nechtěli, aby k nim měl přístup kdokoli zvenčí
  • zapsat to důležité znamená, že tomu rozumíte a víte, o čem je řeč a proto to může dělat jen někdo z týmu

Podělte se s námi o vaše zkušenosti

A jak probíhaly rozhovory s vašimi zákazníky? Nebo se na to teprve chystáte a chtěli byste se na něco zeptat? Nebo máte nějaký hack, jak to dělat efektivněji? Napište mi na kamil@costlocker.com a podělte se o svoje zkušenosti. 

Facebook Costlocker          Twitter @Costlocker

Kamil Skramuský 22.3.2017, 13:24

Co je Costlocker

Costlocker vám poskytne detailní finanční pohled na vaše projekty, klienty a zaměstnance. Budete mít pod kontrolou vaši finanční efektivitu a výkonnost. Začnete řídit svoji firmu na základě čísel, nikoli pocitů.